買い手が現地に赴けない場合、書面と映像資料がサプライヤーの品質能力を判断する唯一の根拠となる。「品質資料を提供してください」と曖昧に要求するのではなく、認証の有効性、検査頻度、測定機器の等級、トレーサビリティ方法など、検証可能な項目を事前に列挙すべきである。これにより、サプライヤーは準備段階で何を提示すべきか明確になり、買い手も審査時に明確な比較基準を持つことができる。双方が「実施しているか」「どこまで実施しているか」を巡って行き来する手間を避けられる。

資料を入手した後、買い手は3つの側面を相互に照合すべきである。第一に、文書と現場の一致：ビデオで見た工作機械のブランドや測定機器が、検査報告書に記載されたものと一致するか。第二に、記録のトレーサビリティ：材質証明の溶解番号が受入検査や出荷ロット番号に対応し、完全なトレーサビリティチェーンを形成しているか。第三に、検査頻度の妥当性：工程内抜き取り検査の頻度は、部品の複雑さや公差要件に対応しているべきであり、初品・最終品のみで中間記録がない場合は、工程安定性が継続的に監視されていない可能性がある。この3点は、単に「文書の有無」を見るよりも、実際の品質水準を反映する。

資料が揃っていても、遠隔監査には限界がある。例えば、サプライヤーの生産ラインのボトルネック、従業員の規律、材料倉庫の管理詳細は、ビデオでは完全に評価することが難しい。買い手がTier-1サプライヤーや高公差の重要部品を扱う場合は、遠隔監査完了後も実地での再監査を1回手配するか、初回量産時にSQEを駐在させることを推奨する。これにより、サプライヤーの実際の運営状態を完全に把握できる。