書面資料は監査の第一関門であり、バイヤーは事前に工場の概要を把握したいと考える。一般的な項目は以下のとおり。会社登記と組織図、主要工程と設備リスト、ISO 9001:2015認証書（認証番号と有効期限は実際の文書に基づく）、主要顧客と業種、生産能力と納期概要。バイヤーは要求事項をリスト形式で提示し、工場が項目ごとに回答することで、文書の往復時間を大幅に短縮できる。元順利はバイヤーからリストを受け取り次第、項目ごとに準備し、追加書類のやり取りを回避する。

工場監査は単なる「合格」ではなく、長期取引のリスクを評価するプロセスである。バイヤーは次の3つの観点から評価できる。第一に、工程能力が受注要件と一致しているか。例えば5軸フライス加工やスイス型自動旋盤が実際に受注に必要かどうか。第二に、材料と検査プロセスが受入、工程中、出荷前の3段階を網羅しているか。第三に、問題に対する工場の回答速度と透明性である。元順利はCNC旋削、フライス加工、複合加工に対応する設備を備え、アルミニウム合金、ステンレス鋼、炭素鋼、黄銅・赤銅に対応し、バイヤーの仕様に基づいて受注可否を評価する。

バイヤーは1週間前までに監査チェックリストを提供し、予定監査時間と同行者を事前に通知することを推奨する。当日は「文書審査 → 現場ライン見学 → サンプル抜き取り検査 → 総括討議」の順序で進めると効率的である。特定部品の生産状況を確認する場合は、事前に品番または図番を連絡すれば、工場が該当する機械と担当者を手配する。元順利はバイヤーのスケジュールに合わせて現場動線を調整し、関連サンプルと検査治具を準備して査察に対応する。